Wyszukiwarka:

Uchwała Nr 250/2009 Zarządu Powiatu Średzkiego z dnia 29 stycznia 2009 roku
 

Uchwała Nr 250/2009
Zarządu Powiatu Średzkiego
z dnia 29 stycznia 2009 roku

w sprawie wprowadzenia w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. procedury zapewniającej prawidłowe przygotowanie wniosku o dofinansowanie i realizację projektów konkursowych, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych środków międzynarodowych.

Na podstawie art.32 ust.1 i art. 33 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym /Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1592 ze zmianami/  w celu zapewnienia prawidłowego przygotowywania wniosków o dofinansowanie oraz prawidłowej realizacji projektów konkursowych, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych środków międzynarodowych, Zarząd Powiatu Średzkiego uchwala, co następuje:

 § 1. W celu zapewnienia prawidłowego przygotowania i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz z innych środków międzynarodowych w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. wprowadza się Procedurę zapewniającą prawidłowe przygotowanie wniosku o dofinansowanie i realizację projektów konkursowych, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych środków międzynarodowych, stanowiącą załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Staroście Średzkiemu.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Starosta
/-/Piotr Piekarski

Uzasadnienie
do Uchwały Nr 250/2009
Zarządu Powiatu Średzkiego
z dnia 29 stycznia 2009 roku

w sprawie wprowadzenia w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. procedury zapewniającej prawidłowe przygotowanie wniosku o dofinansowanie i realizację projektów konkursowych, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych środków międzynarodowych.

W celu zapewnienia prawidłowego przygotowania i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz z innych środków międzynarodowych niezbędne jest wprowadzenie w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. Procedury zapewniającej prawidłowe przygotowanie wniosku o dofinansowanie
i realizację projektów konkursowych, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej
i innych środków międzynarodowych.

Procedura ta pozwoli na ujednolicenie zasad postępowania związanych z przygotowaniem wniosków o dofinansowanie, wraz z niezbędnymi załącznikami a także zapewni prawidłową realizację rzeczową i finansową inwestycji lub zadań będących przedmiotem projektu.

Z tego względu podjęcie uchwały jest uzasadnione.

 

 

Załącznik
 do Uchwały Nr 250/2009 
 Zarządu Powiatu Średzkiego
 z dnia 29 stycznia 2009 r.

 

Procedura zapewniająca prawidłowe przygotowanie wniosku o dofinansowanie
|
 i realizację projektów konkursowych, współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i innych środków międzynarodowych

I. Zespół ds. realizacji projektu

§ 1

1. Zarząd Powiatu każdorazowo powołuje zespół ds. przygotowania wniosku i realizacji projektu (zespół projektowy) oraz określa zakres czynności i odpowiedzialności dotyczący realizacji konkretnego projektu na podstawie propozycji Wydziału Promocji i Rozwoju Powiatu.

2. W skład ww. zespołu Zarząd Powiatu powołuje:

a) koordynatora projektu - osobę odpowiedzialną za nadzór nad całością realizacji projektu;
b) osobę odpowiedzialną za prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych dotyczących realizacji projektu;
c) osoby odpowiedzialne za merytoryczną realizację projektu;
d) osobę odpowiedzialną za współpracę z koordynatorem projektu w zakresie finansowej realizacji projektu.

3. Członkowie zespołu projektowego podlegają koordynatorowi w zakresie spraw związanych z przygotowaniem i realizacją projektu

II. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie:

§ 2

1. Koordynator projektu zleca właściwym Wydziałom Starostwa lub powiatowym jednostkom organizacyjnym, przygotowanie wymaganych załączników oraz informacji, potrzebnych do złożenia wniosku o dofinansowanie.

2. Koordynator projektu przygotowuje i przedstawia Zarządowi Powiatu projekty umów cywilnoprawnych z podmiotami zewnętrznymi, dotyczące opracowania niezbędnych załączników do wniosku, jeżeli niemożliwe jest ich przygotowanie przez właściwe Wydziały Starostwa lub powiatowe jednostki organizacyjne.

3. Koordynator projektu przygotowuje wniosek o dofinansowanie i przekazuje go do podpisu osobom upoważnionym, a następnie całość wymaganej dokumentacji projektowej przekazuje do Instytucji Ogłaszającej Konkurs.

III. Przygotowanie umowy

§ 3

  1. Projekt umowy o dofinansowaniu projektu przekazany do Starostwa Powiatowego
    w Środzie Wlkp. winien być niezwłocznie dostarczony koordynatorowi projektu.
  2. Koordynator projektu przygotowuje obowiązkowe załączniki do umowy lub zleca ich przygotowanie właściwym Wydziałom Starostwa lub powiatowym jednostkom organizacyjnym.
  3. W przypadku projektów partnerskich, koordynator projektu przygotowuje projekt umowy partnerskiej.
  4. Koordynator projektu przekazuje do podpisu osobom upoważnionym umowę
    o dofinansowaniu projektu, po uprzednim jej parafowaniu przez radcę prawnego
    i inne osoby, od których wymagane jest parafowanie umowy.

IV. Koordynator projektu - realizacja projektu

§ 4

  1. Koordynator projektu wyznaczany jest na okres realizacji projektu i odpowiada za merytoryczny postęp realizacji projektu.
  2. Do obowiązków Koordynatora projektu należy:

a) nadzór nad prawidłową realizacją projektu w zakresie merytorycznym oraz zgodności z przyjętym harmonogramem, kosztorysem i planem działań,
b) organizacja i podział zadań oraz ustalenie zakresu współpracy pomiędzy osobami lub jednostkami realizującymi projekt, zgodnie z procedurami ustalonymi przez Instytucję Zarządzającą i Pośredniczącą oraz specyfikacją projektu,
c) potwierdzanie wszelkich wydatków ujętych w harmonogramie projektu,
d) współpraca z radcą prawnym Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp.
w zakresie formalno-prawnej realizacji projektu,
e) informowanie Zarządu Powiatu o przebiegu realizacji projektu i ewentualnych nieprawidłowościach związanych z jego realizacją,
f) koordynowanie zakresu merytorycznego i organizacyjnego działań projektowych,
g) koordynowanie i monitorowanie przebiegu realizacji projektu,
h) sporządzanie harmonogramu płatności oraz wniosków o płatność dla instytucji wdrażającej,
i) składanie wymaganych umową raportów i sprawozdań z realizacji projektu, w tym części finansowej do instytucji wdrażającej,
j) dokonywanie rozliczeń finansowych projektu we współpracy z osobą odpowiedzialną za finansową realizację projektu,
k) nadzór nad terminową realizacją projektu,
l) przygotowywanie projektów umów, w tym cywilnoprawnych związanych
z realizacją projektu, z wyłączeniem umów dotyczących robót budowlanych i dostaw sprzętu specjalistycznego, które przygotowują wydziały lub jednostki merytoryczne,
m) ustalanie zasad archiwizacji dokumentacji projektowej,
n) wnioskowanie do służb finansowych Starostwa o otwarcie wyodrębnionego konta bankowego dla danego projektu, o uzyskanie zabezpieczenia finansowego projektu, np. weksla, gwarancji bankowej, itp.,
o) weryfikacja zgodności wydatków z wydatkami zapisanymi we wniosku oraz ich kwalifikowania,
p) bieżąca ocena stopnia zaawansowania projektu oraz informowanie Zarządu Powiatu o zagrożeniach związanych z realizacją formalnej strony projektu oraz ich częścią finansową,
q) inne obowiązki wynikające każdorazowo z umowy o dofinansowanie projektu.

  1. Koordynator projektu może proponować Zarządowi Powiatu dokonywanie zmian
    w projekcie w zakresie dopuszczonym w umowie, z obowiązkiem poinformowania Instytucji Pośredniczącej.
  2. Koordynator projektu może nadzorować realizację więcej niż jednego projektu.

V. Rozliczenia finansowe

§ 5

  1. Skarbnik Powiatu przygotowuje załączniki do wniosku i umowy o dofinansowanie, związane z zabezpieczeniem finansowym realizacji projektu oraz z sytuacją finansową beneficjenta, zgodnie ze zleceniem koordynatora.
  2. Skarbnik Powiatu parafuje lub kontrasygnuje, zgodnie z wymogami Instytucji Zarządzającej i Pośredniczącej, wniosek i umowę o dofinansowanie.
  3. Za terminowość dokonywania płatności w ramach realizacji projektu, zgodnie
    z dostarczonymi dowodami księgowymi, odpowiadają służby finansowe Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp.
  4. Pracownik Wydziału Finansów i Budżetu Starostwa Powiatowego wskazany przez Skarbnika Powiatu zapewnia obsługę finansowo-księgową, związaną z realizacją projektów współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej oraz z innych środków międzynarodowych.
  5. Koordynator projektu ustala w uzgodnieniu ze Skarbnikiem Powiatu niezbędne dokumenty potrzebne do prawidłowego sporządzenia haromonogramu płatności, wniosków o płatność oraz sprawozdań z realizacji projektu.
  6. Realizacja płatności odbywa się w oparciu o poprawnie opisane dowody księgowe zatwierdzone zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów przyjętą w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. (faktury, umowy cywilnoprawne, inne):

- pod względem merytorycznym opisane przez osobę upoważnioną

- pod względem wymagań Instytucji Pośredniczącej i Zarządzającej opisane przez Koordynatora projektu.

VI. Przechowywanie dokumentacji

§ 6

  1. Ustala się następujący sposób archiwizowania dokumentacji projektu:

a) oryginał umowy o dofinansowanie projektu oraz dokumentację projektu,
z zastrzeżeniem pkt b, c i d, przechowuje się w siedzibie Wydziału Promocji
i Rozwoju Powiatu Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp., ul. Żwirki
i Wigury 1,
b) oryginały dowodów księgowych dot. projektu przechowuje się w Wydziale Finansów i Budżetu Starostwa Powiatowego Środzie Wlkp., ul. Daszyńskiego 5,
c) oryginał dokumentacji technicznej projektu przechowuje się w jednostce realizującej projekt lub w wydziale merytorycznym,
d) oryginały dokumentacji dot. udzielonych zamówień publicznych przechowywane są w Wydziale Starostwa lub jednostce, której powierzono przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

  1. Przechowywanie dokumentacji projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz w umowie projektowej.
  2. Jeżeli umowa o dofinansowanie lub współfinansowanie projektu przewiduje inne zasady archiwizowania dokumentacji projektu, niż wskazane w ust. 1, podmioty merytoryczne, zgodnie z zaleceniem koordynatora, zobowiązane są je wypełnić.

 VII. Postanowienia końcowe

§ 7

Koordynator projektu oraz inne osoby zaangażowane w realizację projektu, za wykonywane obowiązki mogą otrzymać wynagrodzenie, jeżeli jest ono przewidziane w budżecie projektu.

§ 8

Schemat graficzny procedury realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz z innych funduszy międzynarodowych stanowi załącznik do niniejszej procedury. 

 

Osoba odpowiedzialna za:
  • wytworzenie informacji: Piotr Piekarski
  • wprowadzenie informacji do podstrony BIP: Karolina Drożak (06/02/2009 10:15:23)
  • publikację informacji: Karolina Drożak (06/02/2009 10:15:33)
  • ostatnią zmianę treści wiadomości: Karolina Drożak (06/02/2009 10:15:33)
Lista wiadomości